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Gestion Fontenay

 
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Noudwi
Dracosire

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MessagePosté le: Lun 19 Fév - 16:17 (2018)    Sujet du message: Gestion Fontenay Répondre en citant

Hello,

Ce sujet concerne essentiellement les adhérents de Fontenay et les membres du bureau. Je demanderai donc aux autres de n'intervenir que s'ils ont vraiment quelque chose de constructif à apporter à la discussion, s'il vous plait.



Côté Fontenay vous aurez remarqué que ça a bougé dernièrement.

Merci à tous déjà d'avoir rempli votre fiche d'adhésion Au Dragon Ludike un peu en urgence, ça nous a permis de finaliser la liste des membres demandée par la mairie.


Seulement voilà, ça a soulevé d'autres problèmes de gestion de cette partie de l'association, qui était de base assez floue et qui aujourd'hui n'a plus aucun membre du bureau pour faire un relai propre.

Comme c'est assez lourd, je vous mets les détails en spoil, libre à vous de passer directement à l'essentiel de la demande.



Après concertation du bureau, nous souhaitions clarifier les points suivants :

  • L'AFACS de Fontenay qui nous fournit la salle est un groupement d'associations. Au Dragon Ludike fait donc partie des associations en partenariat avec eux.
  • Partant de là, les adhérents de Fontenay sont des membres du Dragon Ludike AVANT d'être membres de l'AFACS, et doivent impérativement s'inscrire AUX DEUX associations.
  • Le Dragon doit être le premier à savoir qui a payé quoi et qui s'est inscrit où. Sinon c'est le bordel. Par conséquent tous les documents et payements doivent nous être transmis, et ensuite c'est à nous, bureau du Dragon, de remplir notre rôle d'intermédiaire en transmettant à l'AFACS votre payement et inscription qui les concernent.
  • L'adhésion à l'AFACS coûte 32€ (avec réduc spéciale pour les familles), mais l'adhésion au Dragon n'est pas gratuite non plus, même si nous sommes prêts à faire des réductions de tarif. Sinon pas d'intérêt pour le Dragon, autant que Fontenay crée sa propre association de jeux...

Ce dernier point est le plus délicat, car il a malheureusement été discuté après l'assemblée générale de septembre, le résultat de la discussion n'est donc pas écrit, et demeure sujet à interprétations. En théorie on devrait donc passer outre et reprendre le système de l'année précédente, mais ça supposerait de demander à quasiment tous ceux qui vont à Fontenay plus d'argent.


Après concertation du bureau : pour éviter tout litige, et comme on est déjà mi-année, on ne peut décemment pas réclamer de l'argent supplémentaire. Nous avons donc décidé que pour cette année :
  • l'adhésion à la partie de Fontenay seule ne coûte que les 32€ de l'AFACS, et reste gratuite pour le Dragon.
  • l'adhésion à ceux qui vont à la fois à Fontenay et à Saint-Cyr coûte les 32€ de l'AFACS + 5€ pour le Dragon. Soit une réduc de 5€ par rapport aux 10€ de Saint-Cyr seul.

Avec ça dans le pire des cas, c'est nous qui devons rendre 5€ payés en trop par 2 ou 3 personnes.

Restent à clarifier qui a payé quoi et s'est inscrit où, car j'ai compris que certains avaient directement traité avec l'AFACS, ou ne l'avaient pas forcément payé.

Ce que nous vous demandons maintenant c'est de nous récapituler par mail à audragonludike@gmail.com :  
  • Si vous avez rempli une fiche d'adhésion à l'AFACS, et à qui vous l'avez transmise (Au Dragon ou directement à l'AFACS)
  • Si vous nous avez bien transmis votre fiche d'inscription au Dragon Ludike (normalement j'ai tout mais sait-on jamais)
  • Si vous avez effectué un payement pour l'AFACS, de combien (32€ de base, mais réduc famille possible), et à qui vous l'avez transmis
  • Si vous avez effectué un payement au Dragon, de combien.

En parallèle, nous allons demander à l'AFACS ce qu'ils ont aussi.

Voilà, bien entendu la discussion est ouverte si vous n'êtes pas d'accord ou n'avez pas compris certains points.

Avec nos excuses pour le désagrément.
_________________
Vincent, Président Au Dragon Ludike.


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MessagePosté le: Lun 19 Fév - 16:17 (2018)    Sujet du message: Publicité

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Noudwi
Dracosire

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MessagePosté le: Mer 14 Mar - 14:56 (2018)    Sujet du message: Gestion Fontenay Répondre en citant

Petite relance ici.

Ceux qui vont à Fontenay nous avons besoin de vos réponses s'il vous plait.
_________________
Vincent, Président Au Dragon Ludike.


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Earendil le druide
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MessagePosté le: Ven 23 Mar - 20:11 (2018)    Sujet du message: Gestion Fontenay Répondre en citant

J'ai donné 1 chèque de 10 euros pr l'association et 32 pr afacs. Je les ai donnés à Christophe le trésorier. 

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infinityblack
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MessagePosté le: Sam 31 Mar - 10:55 (2018)    Sujet du message: Gestion Fontenay Répondre en citant

Avec mon frère on a payé 32 pour l'Afacs puis 24€ pour le dragon ludique. je vous envois le mail ce soir

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Noudwi
Dracosire

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MessagePosté le: Mer 4 Avr - 15:05 (2018)    Sujet du message: Gestion Fontenay Répondre en citant

Alors attention, ce n'est pas "24€ pour le Dragon Ludike".

Ça c'est un défaut de langage de l'AFACS dans leur description des coûts. Ils présentent leur 32€ d'inscription par personne comme 20€ d'adhésion + 12€ Dragon Ludike.
C'est faux.
D'abord tu t'inscris à l'AFACS, ensuite tu payes, toujours à l'AFACS, une inscription supplémentaire pour chaque asso appartenant à l'AFACS à laquelle tu participes. Mais ces 12€ le Dragon Ludike ne les touche pas du tout non plus hein.

Pour ça que en théorie on devrait vous faire payer quelque chose spécifiquement pour le Dragon Ludike, chose que cette année on vous épargne côté Fontenay. Du point de vue de notre association, votre inscription a été gratuite là.

Et vous deux plus particulièrement avez une réduction famille à l'AFACS qui complexifie encore un peu plus le calcul, sinon c'est pas drôle. ^^

C'est pour ça que l'on a besoin de savoir à qui, physiquement, chacun a donné les sous et les fiches d'inscription, parce que l'idée que vous vous faites de qui est destinataire et qui est l'intermédiaire n'est pas forcément la bonne.
Même moi honnêtement ça m'a embrouillé un moment.

Si tout le monde passe par l'AFACS directement sans qu'on soit impliqué dans le processus, on est les derniers à savoir qui est inscrit, et qui est à jour dans ses cotisations. C'est pas normal.



Du coup je préfère prévenir, au vu de ces difficultés de gestion, et de la faible fréquentation de la salle côté Fontenay, ce sera certainement un gros sujet à l'ordre du jour de la prochaine AG de septembre. Je vous conseille d'être présents ou de vous faire représenter.
_________________
Vincent, Président Au Dragon Ludike.


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Alan Smithee
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MessagePosté le: Sam 14 Avr - 18:02 (2018)    Sujet du message: Gestion Fontenay Répondre en citant

Bonsoir ! Nous avons eu la visite du président de l'AFACS, dans les locaux de cette dernière aujourd'hui-même, qui nous a avertis que l'association avait décidé de supprimer les ateliers jeux de rôles lors de la dernière AG. La raison viendrait du fait qu'ils n'ont pas reçu nos formulaires d'inscriptions, ni nos chèques. Y a t'il eu un problème ?

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Noudwi
Dracosire

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MessagePosté le: Lun 16 Avr - 12:32 (2018)    Sujet du message: Gestion Fontenay Répondre en citant

Ils disent avoir seulement 2 inscriptions complètes pour 4 joueurs réguliers. Pour moi il y a au moins 4 inscriptions complètes pour 5 joueurs réguliers.

On est en train de vérifier et d'en discuter pour décider de comment procéder. On va avoir besoin d'infos de votre part, à nous transmettre rapidement via le mail de l'association :
  1. Est-ce que vous avez reçu une convocation à leur assemblée générale ? Si oui, par quel moyen ? A quelle date ? Si vous pouvez, merci de nous la transférer aussi dans le mail SVP.
  2. Idem pour un éventuel procès verbal de la dite Assemblée Générale si vous en avez reçu.
  3. Ceux qui ont payé l'afacs par chèque, vérifiez si le chèque a été encaissé. Dîtes nous si c'est le cas ou non, et avec une date SVP.

_________________
Vincent, Président Au Dragon Ludike.


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Earendil le druide
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MessagePosté le: Mar 17 Avr - 00:07 (2018)    Sujet du message: Gestion Fontenay Répondre en citant

La personne qui est connu comme représentant à l"AFACS est Nicolas. Il a reçu toutes les convocations selon le président de l'AFACS.
Je n'ai pas gardé de mail de la nouvelle année.
Pascal


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Alan Smithee
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MessagePosté le: Jeu 3 Mai - 16:20 (2018)    Sujet du message: Gestion Fontenay Répondre en citant

Bonjour ! Je viens voir s'il y a des nouvelles au sujet du litige concernant les après-midi JDR à Fontenay. Du nouveau ?

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Nicoreno le Vrai
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MessagePosté le: Jeu 10 Mai - 20:11 (2018)    Sujet du message: Gestion Fontenay Répondre en citant

J'ai contacté le président de l'AFACS, dés que je saurais qui est inscrits à l'AFACS on pourra voir avec les autres pour les inscrire cette année et trouver une solution. je vous préviendrais dés que j'ai plus d'infos.  
_________________
"Ils pensent qu'ils ont choisit de vivre dans la vérité, mais c'est la vérité qui a choisit de les guider"
Le Vrai


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Alan Smithee
Dragon

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MessagePosté le: Jeu 10 Mai - 20:30 (2018)    Sujet du message: Gestion Fontenay Répondre en citant

Merci pour l'information, bon courage.

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MessagePosté le: Aujourd’hui à 00:06 (2018)    Sujet du message: Gestion Fontenay

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